Cuando organizamos un viaje grupal, uno de los mayores inconvenientes es saber qué sucede cuando uno de los integrantes del grupo decide retirarse de la organización del viaje grupal (sobre todo si se han adelantado cuotas o se acordado hacer pagos previos), como vimos en nuestro artículo anterior titulado Organizando viajes grupales: 5 razones para hacer un reglamento, tener una herramienta de este tipo nos ayudará a evitar múltiples problemas y controversias, sin embargo para que el reglamento sea efectivo este debe estar correctamente estructurado, a continuación compartimos 7 consejos para elaborar un reglamento de este tipo:
Asistentes a reuniones y votaciones
Lo más importante es que todas las propuestas se hagan en reuniones en las cuales se hagan un proceso de votación, en algunos casos alguien puede presentar una propuesta inicial (de un reglamento más elaborado) para que este sea aprobado por votación, se recomienda que solo puedan votar los asistentes a las reuniones de coordinación ya que de esta manera se logrará un compromiso mayor por parte del grupo, respecto a las reuniones estas pueden ser presenciales u online, así mismo se deben establecer parámetros para realizar modificaciones futuras al reglamento.
Fechas
Es importante determinar fechas de viaje especificas tanto para el viaje como para las reuniones y cuotas, en lo que respecta a la fecha del viaje por lo general es uno de los temas más complicados al momento de ponerse de acuerdo, en este punto debemos entender que es imposible que el 100% de los integrantes estén disponibles en una fecha específica, por lo cual se deberán presentar varias propuestas de fechas para ser sometidas a votación, en este caso se recomienda que se cuenten los votos de las personas que no pudieron asistir a la reunión, una vez que exista una fecha ganadora se deberá comenzar a trabajar en base a ese objetivo, en algunos casos se escoge un mes (en lugar de un día específico) debido a que algunas cotizaciones de viaje necesitan un rango de días para conseguir una propuesta más flexible o económica (es posible que se tenga que cambiar unos días o semanas el viaje por disponibilidad) en este tipo de situaciones se recomienda escoger un mes y un año específico para realizar el viaje (ejemplo Julio 2020).
Sistema de comunicación
Es importante establecer una plataforma o sistema de comunicación oficial, ya que de esta manera se evitará que haya «fuga de información» o que las noticias o novedades no le lleguen a todos los integrantes del proyecto de viaje, por ejemplo se puede crear un grupo en Facebook o Whatsapp para recibir notificaciones o noticias sobre acuerdos o reuniones y se puede establecer Skype o Google Hangouts como plataformas para reuniones online.
Cuotas
Cuando los integrantes adelantan dinero el compromiso aumenta, por lo cual es importante establecer un sistema de pago anticipado, lo más importante es definir la cuenta bancario o medio en donde se realizarán los pagos (también se debe nombrar a un tesorero o persona que hace los cobros), por ejemplo se puede plantear hacer pagos mensuales de tal manera que el pago total sea mucho más accesible, por otro lado se pueden establecer cuotas más grandes (por ejemplo pagar en 2 o 3 partes) lo cual permite que haya una mayor flexibilidad sin sacrificar el compromiso a futuro, en el caso de acordar dar cuotas mensuales, es importante fijar una fecha límite para realizar el pago, al día siguiente de esa fecha se puede publicar en el sistema de comunicación oficial establecido la lista de las personas que deben alguna cuota.
Rendición de cuentas
Se debe fijar una fecha mensual (puede ser al día siguiente de la fecha límite de pago de la cuota mensual) en donde se haga una rendición de cuentas, en dicha rendición el tesorero simplemente dirá el monto total, las personas que han aportado y la lista de morosos o personas que no han pagado, en este caso es importante que la persona que sea nombrada como tesorero tenga cierto grado de madurez y buen trato para poder hacer este trabajo objetivamente (de manera seria y profesional), recordemos que en lo que respecta al tema de cuotas las personas se comportan de diferentes maneras y no todas tienen el mismo grado de responsabilidad y seriedad.
¿En qué situaciones las personas pueden retirarse del proyecto de viaje?
Es importante que el reglamento contemple situaciones en las cuales las personas pueden retirarse del proyecto de viaje grupal, por ejemplo entre las causas más comunes son motivos de fuerza mayor como enfermedad, muerte de un familiar, etc. así mismo se deberá establecer si existirá algún tipo de penalidad respecto a las cuotas o pagos efectuados.
Modificaciones
Por último se deben establecer condiciones especiales para realizar modificaciones al reglamento, de esta manera se evitará que alguien intente cambiar el reglamento a su favor más adelante, por ejemplo se recomienda que las personas que presenten propuestas de modificación al reglamento estén al día en las cuotas y hayan asistido a la mayoría de las reuniones, por otro lado se recomienda que en lo que respecta a modificaciones al reglamento solo puedan votar las personas que tengan un numero mínimo de cuotas pagadas, de esta manera se evitará que las personas que no hayan estado cumpliendo sus compromisos obstaculicen el trabajo de las personas que «si» están cumpliendo los acuerdos.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces algún otro consejo que se pueda agregar a un reglamento de este tipo? ¿Has participado en la organización de un viaje grupal?
Imagen de joiseyshowaa vía Flickr.com bajo licencia creative commons
