Cuando organizamos un viaje grupal, uno de los mayores inconvenientes es coordinar con muchas personas de manera simultánea, las cuales pueden cambiar sus ideas o puntos de vista en cualquier momento (lo cual puede dificultar la organización del viaje), para solucionar estos problemas existen diferentes herramientas (reglamentos, acuerdos o normas) las cuales permiten mejorar la gestión y organización del viaje grupal, en el presente artículo mencionaremos 5 razones por las cuales debemos hacer un reglamento al momento de organizar un viaje grupal:
Dejar las cosas por escrito
Como en cualquier reunión, uno puede discutir o debatir muchas cosas, pero si no se hace un documento por escrito es posible que muchos de estos acuerdos sean ignorados o no se les haga un seguimiento respectivo, al utilizar un reglamento se facilita a todos los miembros conocer cuál es el proceso a seguir, lo cual permite que haya más orden y efectividad al momento de organizar el viaje.
Punto de referencia
Un reglamento escrito sirve como base o referencia para todo el proceso, en algunas ocasiones algunas ideas pueden ir en contra del planteamiento original del viaje, por lo cual es importante tener un reglamento para que sirva como “hoja de ruta” durante todo el proceso de investigación.
Las cosas pueden cambiar a futuro
Si bien todas las personas que participan en el viaje grupal pueden tener la intención de viajar, lo cierto es que la situación de muchos puede cambiar a futuro debido a múltiples factores (familia, economía, trabajo, enfermedad, tiempo disponible, etc.) por lo cual es posible que algunos de los integrantes del proyecto no puedan realizar el viaje, debido a esto es importante establecer normas claras que indiquen cuando un integrante se puede retirar del proyecto (y bajo que condiciones). Por otro lado el ánimo y disposición de las personas puede cambiar a futuro, por lo cual es importante que exista un reglamento que permita definir claramente cuál es el objetivo del viaje y que lineamientos se deben seguir para organizarlo y ejecutarlo de manera correcta.
Solución de problemas y controversias
Durante la organización y ejecución del viaje grupal pueden surgir múltiples problemas y controversias, lo esta situación puede generar tensión entre los integrantes, sin embargo en este tipo de situaciones es que el tener un reglamente juega un papel importante ya que permite poner las cosas en orden cuando la inteligencia y paciencia baja y la tensión sube, un reglamento (correctamente estructurado) permite que se soluciones disputas y problema de manera efectiva ya que se basan en acuerdos previos (los cuales quedan registrados en dicho reglamento), por ejemplo existe la posibilidad de que al momento del viaje algunas personas desistan el mismo, pero la pregunta es ¿Qué sucede con esas personas? Como es lógico, si no existen una normas que especifiquen claramente cómo debe salir una persona del proyecto se generaran muchos problemas (sobre todo si se han adelantado cuotas o se han hecho pagos por adelantado).
Cuentas claras
Si se van a dar cuotas por adelantado (o hacer pagos conjuntos) es fundamental que exista un reglamento para regular dicha actividad (quien va a administrar dichos fondos, como se harán los pagos, etc.) esto permitirá que las cuentas estén lo más claras posibles y que no se generen mayores problemas en este rubro.
En la segunda parte de este artículo hablaremos sobre algunos consejos para elaborar un reglamento de este tipo.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Crees que es importante tener un reglamento para la organización de un viaje grupal?
Imagen de fdecomite vía Flickr.com bajo licencia creative commons.
