Como vimos en nuestro artículo anterior titulado Viajes grupales: El organizador o líder de grupo es importante designar un líder de grupo para coordinar diferentes aspectos del viaje, en este artículo haremos énfasis en el punto relacionado a establecer la fecha de viaje.
Lo ideal siempre es proponer varias alternativas de fechas de viaje para que los integrantes del grupo puedan escoger la que más le convenga y elegir la alternativa ganadora mediante una votación, sin embargo las fechas propuestas deben de tener una serie de características:
1.-Proponer meses y no fechas exactas, lo recomendable es elegir un mes y no una fecha exacta ya que de esta manera tendremos cierta flexibilidad al momento de elegir o comprar una oferta o promoción dentro de ese mes, por lo general un viaje grupal puede durar entre 1 a 2 semanas las cuales pueden «moverse» dentro del mes elegido, la fecha definitiva solo se determinará al momento de hacer la compra del paquete turístico.
2.-Escoger los meses en donde hay mayor posibilidad de acceder a ofertas y promociones, es muy importante que los meses propuestos sean los más adecuados para conseguir algún tipo de oferta o promoción especial, por ejemplo dependiendo del destino existen diferentes tipos de temporadas, por ejemplo en temporada baja hay mayor disponibilidad y el precio es menor, mientras que en temporada alta hay menor disponibilidad y el precio es más alto.
3.-Las alternativas deben estar lo suficientemente separadas, es importante que haya al menos 3 meses entre cada alternativa ya que de esta manera las personas que participen en la votación tendrán mayor probabilidad de votar por la fecha que más les convenga, por ejemplo no es lo mismo proponer 4 meses seguidos o muy juntos (ejemplo Enero 2016, Febrero 2016, Marzo 2016 y Abril 2016) a tener que elegir entre meses suficientemente separados (ejemplo Enero 2016, Marzo 2016, Julio 2016 y Noviembre 2016).
4.-Acordar que al participar en la votación todos se comprometen a respetar la fecha ganadora, al participar en la votación se debe hacer bajo la condición de que todos respetarán la fecha ganadora y que todos harán lo posible por realizar el viaje en dicha fecha, debemos tener en cuenta que sin importar las circunstancias siempre habrá una persona que no podrá viajar en la fecha indicada, por lo cual es importante hacerte este acuerdo «antes» de la votación para evitar malos entendidos o reclamos en el futuro.
5.-Utilizar un sistema de votación transparente y público, cuando se realice la votación de debe utilizar un sistema flexible que permita ver los votos de cada integrante además de proporcionar un tiempo para que las personas «piensen su voto» (puede ser de 3 a 7 días) por ejemplo un sistema bastante sencillo y muy práctico es la función «preguntas» de Facebook en donde se puede ver cuando el perfil escoge alguna de las alternativas propuestas, para hacer la votación más privada podemos hacerla dentro de un grupo de Facebook bajo la configuración «secreto».
Estos son algunos consejos para hacer la votación para elegir la fecha de viaje, si sabes de otro consejo para elegir la fecha de un viaje grupal puedes escribirlo en la parte de abajo (sección comentarios), si deseas saber más sobre viajes puedes suscribirte a nuestro boletín y accede a nuestro mini curso gratuito de 3 videos sobre viajes online.
¿Qué opinas sobre utilizar un sistema de votación para elegir la mejor fecha para un viaje grupal? ¿Has pasado por esta experiencia?
Imagen de Alba Soler vía Flickr.com bajo licencia Creative Commons.
