Como vimos en nuestro artículo anterior titulado consejos para realizar reuniones de promoción muchas veces resulta difícil organizar una reunión de este tipo debido a la distancia que existe entre los diferentes compañeros luego de graduarse, en ese artículo vimos que uno de los factores clave en este tipo de reuniones era determinar una fecha para el evento, a continuación compartiremos algunos consejos para fijar la fecha para una reunión de promoción.
Comunicar a todos los integrantes, es importante que todos los integrantes de la promoción estén enterados del proceso que se está realizando para elegir una fecha de reunión, recordemos que las personas no tienen las mismas costumbres por lo cual se deberán usar todos los medios posibles para que todos los integrantes se enteren de este proceso: redes sociales, mensajes de texto, llamadas por teléfono, emails, boca a boca, etc.
Entender que no existe una fecha ideal, esta es una idea que debemos internalizar si deseamos tener éxito al momento de organizar la reunión, por más que nos esforcemos sera muy difícil que todas las personas puedan asistir en una determinada fecha, recordemos que por lo general las personas tienen diversas responsabilidades como familia, trabajo, estudios, etc. por lo cual debemos tomar en cuenta que no podrán asistir todos al evento.
Realizar propuestas, para elegir una fecha adecuada primero se deben presentar varias propuestas, un buen consejo es proponer de 2 a 3 fechas para que los integrantes puedan elegir una fecha para la reunión, es importante que estas fechas no estén muy próximas para que las personas que viven fuera de la ciudad (o en el extranjero) puedan programar su viaje con anticipación, las propuestas deben ser serias y estar acorde al entorno social y/o cultural de la ciudad en donde se realizará la reunión, por ejemplo muchas personas aprovechan el fin de semana más próximo al aniversario de la ciudad para realizar una reunión de promoción, otras fechas flexibles son cerca a la navidad o al año nuevo (ya que por lo general en esas fechas llegan las personas que viven fuera de la ciudad).
Llevar a cabo el proceso de votación, una vez que tengamos 2 o 3 propuestas se debe proceder a hacer una votación, es importante aclarar que cada voto cuenta como una confirmación de asistencia a la reunión, también se debe aclarar que todos se comprometen a apoyar al ganador de la votación, una buena herramienta para realizar votaciones transparentes (y en linea) es crear un grupo en Facebook y dentro de ese grupo formular una pregunta, es importante aclarar que no todas las personas utilizan los grupos de Facebook por lo cual también podemos usar otros medios complementarios como un documento en la nube (ejemplo una hoja de calculo de Google Drive).
Anunciar la fecha ganadora, una vez que se conozca la fecha ganadora se deberá comunicar a todos los integrantes de la promoción, también se debe recordar que la fecha ganadora no podrá ser modificada y se deberá comunicar a los integrantes que tomen las medidas preventivas del caso para que puedan asistir al evento en la fecha acordada.
Como podemos ver es importante tener transparente al momento de fijar una fecha de reunión para una reunión de promoción, ¿Qué opinas sobre este tema? si tienes algún comentario o aporte puedes compartirlo en la parte de abajo (sección comentarios).
