Por lo general cuando estamos de vacaciones o en ciertos fechas especiales (navidad, año nuevo o fiestas nacionales o locales) viajamos a nuestra ciudad natal (o recibimos la visita de personas que se fueron a vivir fuera de la ciudad), esta es una buena ocasión para hacer una reunión de promoción (ya sea del colegio, instituto, universidad, maestría, etc) sin embargo muchas veces resulta difícil crear la «convocatoria» para que todos se reúnan ya que por lo general luego de una graduación las personas se distancian, a continuación compartiré algunos consejos para que el mayor número de personas posibles pueda asistir a la reunión:
1.-Fijar fecha y hora, es normal que al momento de agendar el día de la reunión muchas personas deseen cambiar la fecha de la misma debido a múltiples motivos (trabajo, estudios, familia, etc) si embargo debemos tener en cuenta que es poco probable complacer a todo el mundo, las mejores fechas para realizar una reunión de este tipo serán los días viernes o sábados aproximo a algún feriado o evento importante, es importante no mover la fecha ya que esto puede ocasionar que la reunión se postergue.
2.-Punto de reunión, es importante establecer un punto de reunión (el cual es diferente al lugar en donde se hará el evento o reunión formal) establecer un punto de reunión en un lugar céntrico garantiza que se formen grupos y que las personas tengan más posibilidades de ir al evento.
3.-Comenzar con un núcleo básico, siempre hay personas con las cuales somos más cercanas o hay un mayor grado de amistad, una buena técnica para tener una mayor convocatoria es influir a este grupo básico (con el cual tenemos más influencia) de tal manera que aseguren su asistencia e informar este hecho a los demás integrantes de la promoción, cuando las personas ven que un pequeño grupo ira de manera segura (si o si) se animan a asistir.
4.-Invitar por grado de afinidad, este punto está relacionado con el párrafo anterior, tenemos que tomar en cuenta que en cada promoción hay diferentes grupos con diversos grados de afinidad, se recomienda que además de hacer una invitación formal a todos identificar a las «cabeza de grupo» para que llamen por teléfono (o utilizando el canal con el que más se comunican con esas personas cercanas como las redes sociales o servicio de mensajería) para poder «animarlos» a asistir a la reunión.
5.-Hacer un recordatorio general un día antes, si bien una reunión debe avisarse con anticipación también es importante que un día antes de la misma se haga un pequeño «recordatorio» para que los invitados recuerden el evento, recordemos que cada persona tiene múltiples tareas y obligaciones como el trabajo, la familia, etc. y pueden ocurrir eventos inesperados que puedan hacer que olviden el evento.
6.-Parejas, es posible que muchos integrantes de la promoción tengan familia por lo cual es importante que si deseamos asegurar una buena cantidad de asistente invitemos a las parejas o esposos(as), esto es muy importante ya que es una buena oportunidad para incentivar la integración y para que la persona tenga más facilidad de poder asistir.
7.-Redes sociales, podemos utilizar las redes sociales para aumentar el poder de convocatoria antes de un evento, una buena alternativa es crear un grupo secreto de Facebook con todos los integrantes de la promoción, también podemos crear un grupo de Whatsapp o en el servicio de mensajería que utilizamos, unos días antes podemos publicar algunas fotos antiguas para aumentar el sentido de identificación y compromiso.
Estos son algunos consejos para promover una reunión de promoción si tienes otros consejos puedes compartirlos en la parte de abajo (sección comentarios).
Imagen de Jorge Barahona vía Flickr.com
