Cuando planificamos un viaje grupal por lo general encontramos muchos problemas debido a que la mayoría de integrantes que van a viajar poseen diferentes opiniones y formas de pensar, ante esta necesidad es importante que en toda planificación de cualquier viaje grupal exista una persona que cumpla el rol de organizador o líder de viaje.
Cuando las personas escuchan hablar de «viajes grupales» por lo general relacionan estas palabras con un viaje de trabajo o estudios, sin embargo en este artículo hablaremos sobre los viajes que están relacionados con un grupo de amigos o familiares.
Como vimos en un articulo anterior titulado el turismo y su lógica, la planificación de un viaje es fundamental para encontrar cualquier tipo de «beneficio» sobre el mismo (ya sea un precio bajo, horarios flexibles, upgrades, etc.) sin embargo cuando es el caso de un viaje grupal existen un problema adicional el cual es saber quien de los integrantes del mismo ocupara la función de «organizador o lider de grupo«.
¿Porque hablamos de esta función como si fuera un cargo administrativo? porque simplemente es importante para la organización de cualquier viaje grupal, recordemos que una personal sin influencia dara como resultado que las acciones de planificación sean desordenadas, poco efectivas pudiendo incluso llegar a la cancelacion del viaje.
El organizador de viaje o lider de grupo cumple un papel importante ya que es el encargado de que se concrete el viaje, entre sus principales funciones se encuentran: animar y motivar a los demás integrantes a realizar el viaje, dirigir al grupo para que determine cual es el mejor destino, respetar la decisión de la mayoria, diligenciar los pagos de los diferentes integrantes respecto a reservas y coordinar la mayoría de detalles relativos al viaje.
Esto es muy importante ya que por lo general cuando existen grupos de amigos con mucha confianza y todos desean imponer sus ideas esto termina creando mucho desorden y poca efectividad en la planificación viaje.
A continuación algunos consejos para poder hacer esta funcion con éxito:
-Transmitir a los integrantes de grupo el mensaje que entre mejor se planifique el viaje se podra acceder a mejores ofertas y promociones.
-Convocar una reunion para decidir la fecha (lo mas importante) y el destino (que cada persona o familia lleve su propuesta de destino) y hacer una votacion (se recomienda elegir un destino A y un destino B alternativo).
-Proponer cotizaciones de viaje (cada uno de los integrantes que lleve su cotización en un plazo determinado) y escoger la mas adecuada mediante una votación.
-Proponer fechas de pago (ejemplo: para el 15 de Abril pagaremos el 50% del precio de viaje y para el 15 Mayo el 50% restante (y en ese momento se realiza la compra).
-Si no tenemos mucha influencia apoyémonos en una persona del grupo que si la tenga.
-Designar un responsable (al momento de hacer la compra) que tenga la costumbre de acceder a su email y contestar su teléfono para que la compañía o agencia de viajes pueda avisarle sobre cualquier contratiempo o emergencia relacionada al viaje (sobre todo lo que corresponde a boletos de avión).
