Cuando se organizan diferentes eventos y convenciones en una ciudad muchas veces se comete el error de no incluir en la programación de las actividades recorridos turísticos en la ciudad o destino turístico a visitar.
Si bien muchos organizadores consideran que las actividades turísticas deben programarse de forma particular, la realidad es que muchos viajeros que asisten a este tipo de eventos planifican su viaje de acuerdo a la duracion exacta del mismo debido a razones de fuerza mayor como permisos de trabajo, presupuesto, tiempo, etc. por lo general los visitantes que desean hacer turismo necesitan prolongar su estadía de uno a dos días adicionales para poder conocer la ciudad o el destino turístico, sin embargo muchas veces esto no es bien visto por los diferentes centros de trabajo, empleadores, familia y promotores del viaje debido a que se convierte en un gasto adicional (ya que no solo hay que pagar los tours sino que hay que pagar las noches adicionales de hoteles, comidas, etc.)
Muchos organizadores creen que con una cena o almuerzo de clausura es suficiente sin embargo este tipo de actividades no aportan ingresos a la ciudad y no incentivan el turismo, por ejemplo si una convención dura 5 dias, se puede organizar en el tercer dia o ultimo dia un tour por la ciudad, de esta forma la camaradería e interaccion entre el grupo se fortalecerá y se asegura que todos los participantes puedan conocer la ciudad, haciendo de esta forma el viaje mas rentable e incentivando el turismo y la actividad económica del destino.
Para comprender mejor esta necesidad vamos a poner dos ejemplos, en el primer ejemplo Juan que vive en Madrid tiene una convención en Lima Perú que dura desde el 8 al 12 se Setiembre, el evento es pagado por la empresa en donde trabaja y se consideran esas fechas como ida y retorno, sin embargo los organizadores del evento tienen todos esos dias agendados para el evento y no consideran ningun día para hacer turismo ya que ellos piensan que eso debe correr por cuenta de los asistentes, Juan desea conocer Lima pero el evento se lo impide debido a la apretada agenda, el decide quedarse un dia después del evento para conocer la ciudad, sin embargo esto no es bien visto por sus empleadores ya que solo se consideran los dias del evento, supongamos que Juan logra que su pasaje de retorno sea un dia despues del evento pero igual tendra que pagar una noche adiconal de hotel y pagar sus comidas (lo cual significan gastos adicionales), como podemos apreciar la situación se complica sin embargo mas complicado e ilógico es pensar que una persona viaje desde tan lejos y que solo conozca el hotel de la ciudad.
En este segundo ejemplo los organizadores del evento comprenden esta problematica y deciden dar una tarde libre (11 de setiembre) para que los participantes hagan turismo, es esta situación Juan estara mucho mas cómodo debido a que el alojamiento de ese dia esta incluido en su itinerario, podra conocer mejor al grupo y sobre todo la ciudad ademas no tendrá ningún problema con sus empleadores o jefes debido a que esta tarde libre esta dentro de la programación y no se convertirá en un gasto adicional significativo .
Como podemos apreciar los organizadores del evento son los que poseen la capacidad para poder hacer que los visitantes realmente hagan turismo en la ciudad de una forma adecuada y «oficial», al programar una tarde libre en medio de evento todos ganan: ganan los viajeros porque conocen mas, ganan los organizadores porque logran un grupo mejor integrado y sobre todo gana la ciudad debido a los ingresos obtenidos por el turismo.
